Der Ablaufplan ist bei einem Event wichtiger als jede Ausrüstung. Wer vorher sagt, welche fünf Momente auf keinen Fall fehlen dürfen, bekommt am Ende Bilder, die tatsächlich verwendet werden, statt einer großen Galerie ohne Schlüsselbilder.
Der Ablaufplan ist wichtiger als die Ausrüstung
Ein Event lässt sich nicht wiederholen. Wenn die Übergabe auf der Bühne um 19:40 stattfindet und ich um 19:40 im Nebenraum bin, ist dieses Bild verloren, unabhängig davon, wie gut die Kamera ist.
Deshalb ist der Ablaufplan die wichtigste Vorbereitung. Ich brauche ihn nicht schön, sondern vollständig: Uhrzeiten, Ort im Gebäude, und wer jeweils auftritt. Bei Einsätzen wie Rock A Rail oder dem Beer Alps Festival entscheidet genau das darüber, ob die Bilder danach zusammenpassen.
Die Momente, die Sie nachher wirklich brauchen
Erfahrungsgemäß sind es weniger, als man denkt. Der volle Raum kurz nach Beginn, die Person am Mikrofon, eine Reaktion aus dem Publikum, das zentrale Programmelement und ein Bild, das den Ort erkennbar macht.
Diese fünf tragen die spätere Nachberichterstattung. Alles andere ist Ergänzung. Wenn Sie zusätzlich bestimmte Personen brauchen, etwa Vorstand, Sponsoren oder Ehrengäste, gehört das vorher auf die Liste, nicht während des Abends per Zuruf.
Denken Sie beim Zusammenstellen daran, wo die Bilder später landen. Für einen Rückblick auf der Website brauchen Sie andere Motive als für den Newsletter oder für die Unterlagen, mit denen Sie im nächsten Jahr Sponsoren ansprechen. Ein Bild vom vollen Saal wirkt in einer Sponsorenmappe stärker als zehn Nahaufnahmen einzelner Gäste. Wer das vorher sagt, bekommt am Ende eine Auswahl, die zum Zweck passt.
Warum ein zweiter Fotograf selten die Lösung ist
Bei parallelen Programmpunkten kommt regelmäßig die Frage nach einer zweiten Person. Meistens ist das nicht nötig. Zwei Bühnen mit versetzten Zeiten lassen sich von einer Person abdecken, wenn der Ablaufplan das hergibt.
Sinnvoll wird ein zweiter Fotograf bei echten Überschneidungen: eine Preisverleihung im Saal, während draußen gleichzeitig das Rahmenprogramm läuft, und beides muss dokumentiert sein. Diese Entscheidung fällt am Ablaufplan, nicht an der Gästezahl. Ein Event mit vierhundert Gästen und einem linearen Programm braucht weniger als eines mit achtzig Gästen und drei parallelen Stationen.
Licht auf Bühnen und in Sälen
Bühnenlicht ist selten gutes Fotolicht. Es wechselt schnell die Farbe, kommt oft von hinten und lässt Gesichter dunkel. In Sälen ist das Problem meist umgekehrt: zu wenig Licht und eine Mischung aus Fenster, Halogen und LED.
Ich arbeite mit einer Fujifilm X-H2S, die in dunklen Sälen noch brauchbare Ergebnisse liefert, und setze bei Bedarf einen Godox AD300 dezent ein. Bei Konzerten bleibt der Blitz aus, dort fotografiere ich mit dem vorhandenen Licht und plane die Positionen nach den Lichtwechseln.
Eine Ansprechperson vor Ort
Bei jedem Event, das größer ist als ein Abend im kleinen Kreis, brauche ich eine Person, die ich fragen kann. Nicht die Geschäftsführung, sondern jemanden, der weiß, wo die Ehrengäste sitzen und wann sich das Programm verschiebt.
Programme verschieben sich fast immer. Wenn die Übergabe zwanzig Minuten später stattfindet, ist das kein Problem, solange es jemand sagt. Ohne Ansprechperson stehe ich am falschen Ort und merke es zu spät. Ein kurzer Draht per Nachricht reicht völlig, es braucht keine Begleitung durch den Abend.
Bildrechte und was Sie mit den Bildern machen dürfen
Sie bekommen die Nutzungsrechte für Ihre eigene Kommunikation: Website, Social Media, Newsletter, Presseaussendung. Das ist im Fixpreis enthalten und gilt zeitlich unbegrenzt.
Getrennt zu klären sind zwei Fälle. Erstens großflächige Werbung und Weiterverkauf an Dritte, etwa wenn Sponsoren die Bilder für eigene Kampagnen bekommen sollen. Zweitens Bilder, auf denen einzelne Gäste erkennbar im Mittelpunkt stehen: Die verwende ich nur, wenn die Person zugestimmt hat, und Sie sollten das für Ihre Kanäle genauso handhaben.
Wann die Bilder vorliegen
Einzelne Bilder für Presse oder Social Media liefere ich auf Zuruf noch am selben Abend. Die vollständige Auswahl kommt danach als Online-Galerie.
Für die Planung heißt das: Sagen Sie vorher, ob Sie noch am Abend etwas veröffentlichen wollen. Dann wähle ich während des Events zwischendurch aus, statt alles auf die Nachbearbeitung zu schieben.
Wer Bilder für eine Presseaussendung braucht, sagt am besten auch, welches Format die Redaktion will. Querformat mit Platz am Rand ist für Zeitungen brauchbarer als ein enger Ausschnitt, und dieser Unterschied entsteht beim Fotografieren, nicht danach.
Was ein Einsatz kostet
Ein Kurzeinsatz bis zwei Stunden vor Ort kostet 590 Euro und bringt acht bis zehn bearbeitete Bilder. Ein halber Abend bis vier Stunden kostet 990 Euro, ein ganzer Eventtag bis acht Stunden 1.590 Euro.
Welcher Einsatz passt, hängt weniger an der Länge der Veranstaltung als am Programm. Ein Abend mit drei festen Programmpunkten braucht keinen ganzen Tag. Umfang und Leistungen stehen auf der Seite zur Event- und Konzertfotografie, Teambilder und Reportagen im Betrieb finden Sie unter Business und Corporate.
Häufige Fragen
Wie kurzfristig kann ich einen Fotografen buchen
Kurzfristige Anfragen sind möglich, wenn der Termin frei ist. Verlässlich planbar wird es ab etwa zwei Wochen Vorlauf, weil dann auch der Ablaufplan steht.
Was kostet ein Fotograf für ein Event in Tirol
Ein Kurzeinsatz bis zwei Stunden kostet 590 Euro, ein halber Abend 990 Euro und ein ganzer Eventtag 1.590 Euro. Sie erhalten vorab ein verbindliches Fixpreisangebot.
Brauchen wir eine Einverständniserklärung der Gäste
Bei Veranstaltungen genügt in der Regel ein deutlich sichtbarer Hinweis am Eingang, dass fotografiert wird. Bei gezielten Portraits einzelner Personen frage ich vor Ort direkt, und Bilder, bei denen jemand widerspricht, kommen nicht in die Auswahl.
Bekommen wir die Bilder noch am selben Abend
Einzelne Bilder ja, auf Zuruf während des Events. Die vollständige, bearbeitete Auswahl folgt danach als Online-Galerie.
Können wir Gruppenbilder einplanen
Ja, und es lohnt sich, dafür einen festen Zeitpunkt in den Ablaufplan zu schreiben. Gruppenbilder scheitern fast nie an der Technik, sondern daran, dass die Leute schon verteilt sind. Zehn Minuten direkt vor oder nach einem Programmpunkt reichen, solange jemand die Beteiligten zusammenruft.
Sollen wir Ihnen sagen, wer die wichtigen Personen sind
Unbedingt, am besten mit Namen und einem kurzen Hinweis zum Aussehen. Ich kenne Ihre Vorstandsmitglieder, Sponsoren und Ehrengäste nicht, und in einem vollen Saal ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass ich sie zufällig erwische.
